Arkivet

Relaterad bild

Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är så kallad funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse. Även för vetenskaplig forskning är den betydelsefull.

Det är bra att spara och arkivera gamla dokument åtminstone av följande orsaker:

  • Effektivitet i arbetet. Ordning och reda underlättar det dagliga arbetet. Har man register och förteckningar hittar man lätt bland sina handlingar. Det är viktigt att hålla samman alla handlingar som berör samma sak. Ett välfungerande arkiv ger möjlighet till kontroll.
  • Lagenliga skyldigheter. Lagen förordnar att vissa handlingar skall bevaras och vara tillgängliga under en viss fastställd tid. Det gäller till exempel handlingar som rör ekonomin.
  • Historiskt ansvar. Det är viktigt att arkiven bevaras och sköts på rätt sätt för kommande generationer. I arkiven lever organisationens historiska skeende kvar. Arkiven är en del av vårt kulturarv. Materialet i arkiven används till föreningens historik, utställningar, historiska forskningar och sociologiska undersökningar.
  • Arkivet är föreningens minne. Dokumenten som har sparats i arkiven är viktiga ännu många år senare. Man kan utreda gamla frågor och konstatera vilka beslut som gjorts. I dokumenten kan man söka information om den verksamhet som föreningen har ordnat och man kan hitta modeller för utvecklingsarbete.
  • Dokumenten möjliggör insamling av statistik och sammanställande av rapporter. Dokumenten underlättar utredningen av anställdas pensions- och ålderstillägg.

Bildresultat för arkiv